Jumaat, 23 Januari 2015

BERURUS NIAGA MENGGUNAKAN QUOTATION, DELIVERY ORDER, INVOICE DAN RECEIPT

Quotation = sebut harga
Delivery order (D.O.) = pesanan penghantaran
Invoice = invois/bil
Receipt = resit

Bagaiamana berurusan dengan 4 dokumen ini?

Pada kebiasaannya anda menjurus untuk menggunakannya jika berurusan dengan syarikat atau organisasi, pesanan produk secara pukal, institusi (pengalaman) atau kerajaan. Mereka biasanya memerlukan dokumen-dokumen ini sebagai rujukan dan simpanan arkib syarikat untuk tujuan audit.

Perlukah daftar syarikat?

YA. Ini adalah kemestian. Pengalaman berurusan beberapa kali dengan institusi, organisasi dan syarikat, majoriti memilih untuk membuat pembayaran melalui cek. Dan cek ini tidak boleh dikeluarkan kepada orang perseorangan tetapi atas nama syarikat (anda).

Berapa lama masa diambil untuk proses jual beli menggunakan ‘delivery order’ (D.O.) ini?

Bergantung kepada kerjasama kedua-dua pihak (pelanggan dan anda). Jika masing-masing pantas menerima dan membalas semula dokumen-dokumen ini, maka prosesnya lebih pantas.

Biasanya proses mengambil masa agak lama pada urusan.

Membekalkan produk (supply product) dan
Proses ‘clear’ kan cek.
Paling lama pernah kami uruskan tidak mengambil masa lebih daripada 1 bulan. Dan boleh sahaja lebih dari itu. Biasanya jika ia melibatkan pembekalan kepada kerajaan etc.

Tetapi tidak perlu risau kerana rata-rata organisasi dan institusi tertakluk kepada Piagam Pelanggan mereka di mana mereka akan memastikan segala urusan tidak akan mengambil masa lebih daripada 14 hari.

Prosedur berurus niaga menggunakan Quotation, Delivery Order, Invoice dan Receipt.

Jadi tanpa buang masa, pastinya anda inginkan perincian pada topik ini bukan? Anda bijak. Berurus niaga menggunakan Delivery Order memang memiliki prosedur yang khusus. Jadi pastikan anda mengikut setiap langkah dan beri perhatian kepada perincian-perincian yang diperlukan pada setiap dokumen.

Penafian: Informasi yang dibekalkan adalah 90% berdasarkan pengalaman kami berurusan menggunakan cara yang sama dan 10% berdasarkan fakta. Ia mungkin berbeza mengikut corak perniagaan anda dan permintaan pelanggan anda.

1. Hantar QUOTATION kepada pelanggan.

Menghantar quotation boleh boleh berlaku dalam beberapa situasi. samada.

Pelanggan meminta anda menghantar sebut harga tentang sesuatu perkara yang diperlukan.
Anda melihat tawaran ‘tender’ pembekalan sesuatu perkara (servis atau produk fizikal).
Dan anda boleh menghantar melalui beberapa cara. Bergantung kepada kaedah yang ditetapkan oleh pelanggan.

Pelanggan datang ke kios perniagaan anda.
Menghantar terus ‘by-hand’ kepada pelanggan.
Anda menghantar senarai sebut harga kepada emel pelanggan (jika dibekalkan).
Oleh kerana anda boleh menghantarnya melalui emel, ini bermakna di dalam quotation.

Tidak memerlukan tandatangan anda.
Tidak memerlukan cop syarikat.
Hanya perlu memiliki butiran lengkap syarikat seperti nama, alamat dan nombor pendaftaran syarikat.
Menyatakan dengan jelas tawaran produk, harga per unit, kuantiti yang dikehendaki pelanggan dan jumlah keseluruhan.

2. Pelanggan menerima QUOTATION anda.

Selain anda, mungkin terdapat 10 atau 20 syarikat lain yang juga memberikan senarai sebut harga (quotation) mereka kepada pelanggan yang sama.

Maka, jika pelanggan menemui anda kembali atau membalas emel atau menghubungi anda bermakna anda dipilih untuk membekalkan produk yang mereka kehendaki. Ini dituruti dengan proses berikut.

3. Pelanggan menghantar DELIVERY ORDER kepad anda.

Pelanggan akan menghantar pesanan penghantaran (delivery order / D.O.) kepada anda. Merujuk DO daripada organisasi, mereka memiliki format dan dokumen penting yang dikepilkan bersama.

Kepala surat syarikat / organisasi dan kenyataan berkenaan pesanan produk/servis yang dibekalkan oleh anda.
Beserta kepilan 2 salinan Deliver Order dalam dua warna berbeza.
Kepilan 1 (warna kuning) adalah asal dan mesti diserahkan semula kepada pelanggan.
Kepilan 2 (warna pink) adalah salinan untuk simpanan anda.
Jadi sekarang anda telah terima Delivery Order bukan? Langkah seterusnya adalah.

4. Menyediakan produk/servis yang dikehendaki pelanggan.

Sekiranya anda membekalkan produk fizikal, inilah masanya untuk anda mendapatkan semua produk daripada pembekal dll. Lengkapkan senarai di dalam Delivery Order daripada pelanggan anda itu.
Manakala jika anda membekalkan servis kepada pelanggan, anda akan mula melakukannya sehingga selesai.
Selesai sahaja mana-mana urusan di atas (yang anda bekalkan), anda boleh melangkah kepada.

5. Membekalkan produk + DELIVERY ORDER (warna kuning) + INVOICE (bil) kepada pelanggan.

Situasi: Anda membekalkan 10 set komputer riba kepada Syarikat Kaya Sdn Bhd.

Bagi situasi di atas, apa yang perlu anda lakukan sekarang adalah anda akan memandu kenderaan syarikat anda ke Syarikat Kaya Sdn Bhd dengan.

10 set komputer riba di dalam kenderaan anda.
Salinan Delivery Order (warna kuning) di dalam tangan anda.
Invoice (bil) juga dalam tangan anda.

Penting: Delivery Order (warna kuning) iaitu salinan asal mestilah memiliki tanda tangan anda dan cop (stamp) rasmi syarikat anda pada ruangan yang dikehendaki.

Info: Invoice (invois) adalah bil yang anda keluarkan kepada pelanggan bagi menyatakan berapa nilai yang mereka masih belum bayar (jika mereka ada memberikan pendahuluan) dan perlu diselesaikan.

Dan jika anda membekalkan servis kepada pelanggan, anda hantar sahaja dua dokumen di atas – Delivery Order (warna kuning) dan Invoice. Dan seterusnya adalah gerakan dari pelanggan pula.

6. Pelanggan menyemak produk sehingga berpuas hati.

Jangan terkejut jika ada pelanggan yang akan menyemak satu persatu produk yang dibekalkan. Untuk kepentingan pihak pelanggan, ia adalah sesuatu yang perlu jadi anda perlu mengikut prosedur ini. Selepas pelanggan berpuas hati dengan produk atau hasil kerja atau servis yang anda bekalkan, maka mereka akan.

7. Pelanggan menulis cek kepada anda.

Inilah bahagian yang saya nyatakan pada soalan awal tadi – kepentingan memiliki syarikat. Biasanya untuk proses audit, pembayaran oleh organisasi / institusi perlulah dilakukan dengan syarikat dan bukan nama orang perseorangan.

Terus ‘clear’kan cek anda di bank. Jangan bertangguh! Agar anda boleh memastikan cek tersebut tidak bermasalah. Kerana andai berlaku situasi sebegini, ia menjadi kelebihan kepada anda untuk kembali merujuk kepada pelanggan. Jika anda lewat, kami kurang pasti, namun berharap tidak menyebabkan sesuatu yang tidak diingini berlaku.

8. Anda menghantar RECEIPT (resit) kepada pelanggan setelah cek ‘clear’.

Setelah menerima pembayaran sepenuhnya di dalam akaun bank syarikat anda, anda bolehlah menghantar resit urus niaga kepada pelanggan.


Selesai!


Tiada ulasan:

Catat Ulasan

Terdapat ralat dalam alat ini
Related Posts with Thumbnails